Compactar um arquivo significa reduzir seu tamanho ao máximo, eliminando caracteres repetidos dentro do mesmo. Por exemplo, suponha o arquivo Coordenador.doc de 1.725 Mb (que certamente não cabe em um disquete), depois de compactado o mesmo arquivo passa a ter 980 Kb. Para compactar/descompactar arquivos é necessário ter o Winzip instalado , ele é distribuido como shareware no endereço www.winzip.com, para instalá-lo consulte Instalando o WinZip 8.0. Quando compactamos um arquivo utilizando o Winzip, ele passa a ter a extensão .ZIP. Um arquivo compactado pode conter vários outros arquivos e pastas, e não necessariamente apenas um arquivo.

Incialmente certifique-se que o arquivo a ser compactado não esteja compactado, também é importante salientar que se a compactação envolve vários arquivos, aconselhas-se a colocálos juntos em uma única pasta. Para compactar, clique com o botão direito do mouse sobre o arquivo ou pasta que será compactado e escolha a opção Add to Zip.

Logo após será mostrado uma tela tela agradecendo por você usar o Winzip, nesta janela clique no botão I Agree.

Será mostrado uma tela onde devemos escolher o diretório ou disco de destino para o arquivo compactado, assim como o nome. Depois de digitado o destino, clica-se em ADD e o arquivo será compactado no diretório especificado. Ao final da operação pode-se fechar o Winzip.